スタッフの負担を軽減！レンタカー業務効率化を実現するシステム導入のメリット

日本におけるレンタカーの車両台数は、2014年から2024年の10年間で、約1.7倍の約100万台の規模に拡大し、（全国レンタカー協会：運輸支局別レンタカー車両数について「2014年3月集計」「2024年3月集計」より抜粋）今後ますますの車両台数増加が見込まれ、レンタカー業界では以前より課題となっていた人手不足と、アナログ管理による業務負担が深刻な問題となっています。
これらの課題を解決するためには、レンタカー業務における管理システム導入による業務効率化が不可欠です。

そこで今回の記事では、レンタカー業務の効率化によって得られるメリット、効率化できる業務の具体例を解説しています。また、最後の方で実際のシステム導入事例と導入までのステップも紹介しているので、レンタカー業務効率化でお悩みのレンタカー会社の方はぜひ参考にしてみてください。

業務効率化に迫られるレンタカー業界の課題

レンタカー業界は現在、人手不足と業務の複雑化による業務の効率の低下という大きな問題に直面しています。特に繁忙期には、予約の対応や車両の管理、メンテナンス作業に追われるスタッフは多く、効率的な業務遂行が困難となることもしばしばです。これにより、顧客満足度の低下や収益の減少といった悪循環が発生するリスクが高まっています。
さらに、従来の紙ベースや手作業による業務管理は時間とコストを浪費し、効率性の面での限界が明らかです。このような課題を解決するためには、レンタカー業向け管理システムの導入が急務となっています。

業務効率化によって得られるメリット

システムの導入により、レンタカーの業務効率化は大きく進展します。スタッフの負担軽減だけではなく、業務効率化により以下のようなメリットが期待できます。

作業負担の軽減

予約管理や車両の出発・返却、メンテナンスのスケジュール管理などがシステム管理になることで業務を迅速に行うことができます。

また、予約情報や車両管理情報がすべてクラウド上に保存されることで、確認したい情報をすぐに表示させることが出来るようになりました。
これによりスタッフの作業負担を軽減し、効率的な業務遂行が可能となります。

業務プロセスの最適化

レンタカー業務における業務プロセスには、「予約受付から車両の準備、レンタカー利用客への貸し渡し、返却時の点検、メンテナンスのスケジューリング」などが含まれます。

業務プロセスを把握することで、レンタカー業務における一連の作業を効率的かつ効果的に行うための改善と各ステップをよりスムーズかつ迅速にするための業務プロセスの最適化につながります。

予約データの可視化

システムによって蓄積された予約データは、単なる予約の記録だけでなく、顧客の行動や傾向を把握するための貴重な情報源となります。従来はエクセルやスプレッドシートなどを用いて手作業で行なっていた分析が、システムの導入により自動でレポートされ、より効率的かつ正確な分析が可能になります。

顧客満足度の向上

システム導入により、手入力によるミスが削減され、データ管理の正確性が向上します。これにより、顧客情報や車両管理におけるトラブルを未然に防ぐことができます。
今までに起きていた人的なミスによるトラブルが減少することで、レンタカー利用客がスムーズに出発できるようになり、顧客満足度の向上にもつながります。

コスト削減

システム導入によりミスが削減されることに加え、従来の手作業で行っていた業務を自動化できることからスタッフを増員することなく保有台数を増やすことができます。また、紙ベースで管理していた場合は、紙などの資源の消費も減少し、運営コスト全体の削減につながります。

レンタカー予約管理システム・REbornで効率化できること

レンタカー業務の効率化を可能にするシステムの一つにKAFLIX CLOUDが提供する「REborn」があります。REbornは、日々のレンタカー業務をシンプルかつ効率的に管理するために設計された予約管理システムです。

予約情報の一元管理

• 予約状況の一元管理
• OTAからの予約取り込み
• 連携済みOTAからの予約情報連動

REbornでは、予約管理が効率的に行えるよう設計されています。まず、システムは複数のチャネルからの予約を自動的に一元管理します。OTAからの予約は、システム内の「予約取り込み」機能を通じて、簡単にシステムに反映されます。連携済みOTAからの予約は自動でシステムへ反映されます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間が省かれ、予約ミスや二重予約のリスクが低減します。また、システム内で予約状況をリアルタイムに把握できるため、急な変更やキャンセルにも迅速に対応可能です。

最適な配車を可能にする車両管理

• 車両の配車・返却スケジュール管理
• メンテナンス車両の管理
• 車両の稼働状況の把握

REbornでは車両の配車、返却、メンテナンスのスケジュールを一元管理し、複数人数での状況把握を可能にします。各車両の稼働状況やメンテナンス履歴が記録されるため、メンテナンス漏れや過剰な稼働によるトラブルを未然に防ぐことができます。また、車両の利用頻度や稼働率を分析し、最適な配車計画を立てることで、効率的な車両運用が可能となります。

サービス向上につながる顧客管理

• 契約内容の確認
• 顧客の予約情報の表示

REbornの管理画面なら顧客情報を登録・更新し、契約内容の確認や顧客の予約情報を一目で表示できるようになります。これにより、スタッフの迅速かつ正確な顧客対応にもつながり、サービス品質の向上が期待できます。

販売料金の設定と支払い情報を管理できる料金管理

• 利用料金の自動計算
• シーズンや車種に応じた料金計算
• 未払いの確認

REbornの料金管理機能は、レンタカーのプランごとの料金設定管理を効率化します。シーズンや車種に応じた料金設定を簡単に行うことができます。
また、顧客ごとの支払い履歴を管理し、未払いの確認等が一目で分かるようになります。

レポート生成

• 収益や稼働率などのレポート作成
• 予約・利用状況の分析

営業データを自動で集計し、収益や稼働率などのレポートをすぐに確認することができます。これにより、業務の現状を的確に把握し、販売戦略もサポートします。

キャンセル・変更管理

• キャンセル・変更の処理
• キャンセル数の表示
• 空き状況に応じた再配車の調整

予約内容の変更やキャンセルを効率的に処理します。システム上で空き状況を把握することができるほか、再配車やスケジュール調整がスムーズに行えます。さらに、キャンセル処理した情報が予約チャートに自動反映されるため、無駄を最小限に抑えることが可能です。

オーバーブッキングを防ぐ在庫管理

• 車両の在庫・予約状況の更新
• 空いた車両の有効活用

REbornの在庫管理機能は、車両の在庫・予約状況を複数人数で把握することができ、効率的な運用につながります。オーバーブッキングといった在庫不足や過剰在庫のリスクを回避し、レンタカー販売の効率化をサポートします。車両管理がシステム化されることで、配車に係る作業も迅速かつ的確に行うことができます。

システム導入による業務改善事例

この章では、実際にREbornシステムを導入したレンタカー事業所の事例を紹介します。具体的にどのような業務改善が行われたのかを紹介しているので、レンタカー業向けのシステム導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

A社の場合

A社では、紙媒体の手書きによる管理から、REbornシステムを導入。
今までは予約管理を行うホワイトボードにレンタカー利用客の予約日程が記された「予約チャート」を手書きで記載し、スタッフに予約情報を共有していた。

システムの導入により、予約の受け付け、確認、変更、キャンセルといった情報がクラウド上に保存されたことから、予約情報をすぐに編集・確認することができるようになり、予約管理に費やす時間が大幅に削減された。

B社の場合

B社では、スプレッドシートへの手入力による管理からREbornシステムを導入。
従来のスプレッドシートでの管理は、記入する内容において自由度が高かったことから長年続けていたが、全車両のメンテナンス状態や配車管理など、車両の運行管理が難しかった。

システムの導入により、車両の状態チェックやメンテナンススケジュールの効率化、AIを活用した自動配車機能により、車両の稼働率が向上した。

システム導入のステップと注意点

レンタカー業務のシステム導入には、適切なステップと注意点を押さえることがポイントです。
自社に合わないシステムを導入してしまったり、現場スタッフへのシステム研修が不十分だと、逆に業務効率が低下してしまったり、エラーやミスが増加し、スタッフのストレスとモチベーション低下につながってしまう恐れがあります。

現状分析と業務フローを確認

まずはシステム導入の目標を明確にし、現状分析を行った上で具体的な導入計画を立案します。
この際、業務フローを詳細に分析し、システムの導入によって期待できる業務効率化効果をピックアップしていくことが重要です。
現在のレンタカー業務における課題とシステム導入によって期待している効果を社内で共有することで、どのようなシステムを導入すべきかの判断材料が集まりやすくなります。

自社に合ったシステムを選定

実際にシステムを選定する際には、現状分析と業務フローを詳細に分析したうえで、自社に適したシステムを選定することが重要です。導入前には複数のシステムを比較検討し、現場スタッフの意見を取り入れることもポイントです。
また、システム導入後の効果を最大限に引き出すためには、十分な研修と継続的なサポートが提供されるサービスを選ぶことが不可欠です。システム研修を通じてスタッフ全員がシステムを正しく理解し、効率的に操作できるようになることで、スムーズなシステム運用につながります。

社内トレーニングの実施

新しいシステムが導入された場合、スタッフがそのシステムを効果的に活用できるようにトレーニングを実施します。このトレーニングは、システムの基本操作や利用方法だけでなく、業務の流れ全体を理解するためにも必要不可欠です。

継続的な改善とフォローアップ

システムの導入が完了した後も、継続的な改善とフォローアップを行うことが必要です。システムの利用状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて設定の見直しやアップデートを行います。また、スタッフからのフィードバックを積極的に収集し、システムを提供しているサービスに向けて機能追加やシステム改修の依頼を行なっていくことで、より良い運用ができるようになります。

まとめ

レンタカー業界が抱える人手不足や業務の複雑化といった課題を解決するためには、効果的なシステム導入が不可欠です。今回の記事で紹介したREbornのようなレンタカー業向けの予約管理システムを活用することで、業務の効率化が可能です。また、業務効率化により、作業負担の軽減、コスト削減が実現し、顧客満足度の向上にもつながります。
実際にシステムを導入する際は、適切なシステム選定やスタッフへの十分な研修、継続的な改善を行うことで、システムの導入効果を最大限に引き出すことができます。今後の業務効率化の取り組みには、信頼できるシステムと提供サービスの選定が重要です。