エクセルから脱却！OTAの予約を取り込めるレンタカー業向けシステム導入のすすめ

レンタカー業界はデジタル化が進む中、多くの事業者は未だにホワイトボードやエクセルなどを利用し手作業で在庫管理を続けています。これにより時間と労力がかかり、管理ミスやオーバーブッキングのリスクが増大しています。

しかし、現行の業務フローからシステムを導入した新しい業務フローへの抵抗感から、エクセル管理を続ける事業者が多いようです。エクセルやスプレッドシートといった従来のアナログ対応の業務フローでは競合他社との競争では不利になってしまう場合もあります。

また、レンタカー利用客は予約の手軽さとスピードを求めていることから、電話予約ではなく、今後はよりOTAサイトからの予約が増えていくことが予想されることから、OTAからの予約を直接取り込めるシステムの刷新が不可欠です。

OTAからの予約を直接取り込むことができるレンタカー業向け予約管理システムは、予約データや在庫管理を提供し、手作業のデータ入力や人的ミスを減少させることができます。また、オーバーブッキングが減少し、スタッフの業務効率向上と利益アップにつながった事例もあります。

そこで今回の記事では、OTAと連携可能なレンタカー業向け予約管理システムの具体的な導入メリットやシステム導入の流れについて解説します。

レンタカー業における予約管理の課題

レンタカー業界では、オンライン予約が普及し、利用者は24時間いつでも簡単に予約できるようになりました。また、レンタカー事業者が複数のOTAでも販売を行うことで、利用客は自身のニーズに最も適したレンタカーを容易に選ぶことができるようになりました。

一方でレンタカー業界では、システム間の連携不足が課題となっており、データ移行の手動作業がミスや遅延を招くリスクがあります。また、リアルタイム在庫管理や多様化する顧客ニーズへの対応が求められ、業務負荷が増加しています。

この章では、レンタカー業界における予約管理の課題について紹介します。

オーバーブッキングの発生

オーバーブッキングはレンタカー事業で大きな問題です。最も効果的な対策は、レンタカー業向け予約管理システムの導入です。このシステムはリアルタイムで車両の予約状況を追跡し、同一車両の重複予約を防ぎます。管理画面で全車両のステータスを一目で確認でき、オーバーブッキングのリスクが大幅に低減されます。

システムはOTAからの予約データを取り込むことで一括管理し、リアルタイムの在庫更新ができるサービスもあります。予約枠が埋まると操作画面にオーバーブッキングの表示を掲載することができるため人的ミスも減少します。

レンタカー業向け予約管理システムの導入については後の方で紹介しているので、興味がある方はこのまま読み進めてください。

システム連携の不足

現在の最大の課題の一つは、異なるシステム間の連携が不十分であることです。特に、OTAの予約システムとレンタカー事業者の内部システムとのデータ連携がスムーズに行われていないケースが多く見受けられます。このため、手動でデータを移行する必要があり、データ入力ミスやタイムラグが発生するリスクが高まっています。

リアルタイム在庫管理の難しさ

複数の予約経路が存在するため、リアルタイムでの在庫管理が非常に難しいという問題もあります。これにより、特に繁忙期には、オーバーブッキングが発生しやすくなります。これらのミスは顧客体験を損ない、ブランドイメージの低下を引き起こす恐れもあります。

需要変動への対応

レンタカー業界では、需要が季節や時間帯によって大きく変動するため、その対応が一つの大きな課題となっています。特に繁忙期には、需要に対して効率的に在庫を調整するのが難しくなります。このため、高い需要予測精度と柔軟な料金設定が求められますが、これは必ずしも容易ではありません。

顧客ニーズの多様化

レンタカー利用客のニーズも多様化しています。車両モデルを細かく指定できる車種指定や、各用途に応じたオプション・保険の追加などが好まれ、こういったニーズに柔軟に対応しつつ、正確な予約情報を記録しておく必要があります。その結果として業務負荷が増加するケースが多く見受けられます。

レンタカー業向け予約管理システムの主な機能とメリット

OTAからの予約を取り込むことが出来るシステムの導入には、多くのメリットがあります。

まず、最大のメリットは予約管理の一元化です。OTAからの予約を取り込むことが出来る機能を導入することで、複数の予約サイトから入って来る予約情報を一つのシステムで統合・管理できるようになります。これにより、各OTAに個別にログインする手間が省け、情報の集約と更新が一箇所で行えるため、管理効率が飛躍的に向上します。

次に、リアルタイムのデータ更新が可能です。OTAからの予約データがシステムに記録され、予約が入ると在庫データが更新されます。この更新スピードの速さにより、常に予約状況を把握でき、オーバーブッキングのリスクが大幅に減少します。

この章では、レンタカー業向け予約管理システムの主な機能と利点を詳細に紹介します。

手入力作業が劇的に減る予約管理

OTAと連動する予約管理システムは、1件１件手入力を行うことなく予約状況を更新します。これにより、複数のOTAサイトを通じて受けた予約情報が全て一元管理されるため、オーバーブッキングを防ぐことができます。例えば、「楽天トラベル」や「じゃらん」といったOTAから得た予約情報がシステムに反映され、在庫状況や予約状況が常に最新の状態に保たれます。

在庫の最適化

OTAからの予約を取り込むことができるシステムは、利用状況や予約状況を細かくデータとして取り込むため、車両在庫の最適化が図れます。これは、需要変動に対して柔軟に対応できるだけでなく、最適な車両を配車設定することで効率的な運営と利益の最大化につながります。また、在庫がリアルタイムで更新されることで、車両の無駄な稼働や空き状況を最小限に抑えられます。

データ分析とレポート作成

OTAからの予約を取り込む仕組みは、収集したデータを分析し、視覚的にわかりやすいレポート（棒グラフや円グラフ、表など）を作成する機能も持っています。このレポートを利用することで、過去の予約傾向や利用状況を把握し、将来的な戦略立案に役立てることができます。例えば、特定の季節にどの車種が人気があるのか、平均利用期間はどれくらいかといった情報を基に、在庫や料金設定の最適化を行うための判断材料になります。

マルチチャンネル統合

複数の予約経路（OTAサイト、公式ウェブサイト、電話予約など）を一つのシステムで統合管理できるため、各予約方法における情報のズレを防ぎます。これにより、全ての予約情報が一箇所に集約され、一目で現在の予約状況や在庫状況を確認することができます。さらに、レンタカー利用客がどの予約方法を利用しても、一貫したサービスの提供につながります。

メール通知・送信機能

OTAからの予約を取り込み、自動または手動で利用客に通知メールを送る機能があるシステムも多いようです。例えば、利用日前日のリマインドメール、キャンセル発生時の通知など、重要な情報を利用客に届けることができます。これにより、顧客満足度の向上と事前準備の円滑化を図ります。

セキュリティとコンプライアンス

レンタカー業向け予約管理システムは、高度なセキュリティ機能を備えていることで、顧客情報や予約データを安全に管理することができます。

例えばエクセルで管理されている「在庫管理表」や「個人情報」などは、データを保存しているPCを社外に持ち出した場合、他社が閲覧できる状態になってしまいます。

スマートフォン対応

モバイルデバイス向けのアプリケーションやモバイルフレンドリーなウェブインターフェースを提供しており、リアルタイムで予約状況を確認・管理できるアプリを提供しているサービスもあります。これにより、事務所の外にいる現場スタッフがでも迅速に対応ができ、業務の効率化が図れます。

エクセル管理からシステム導入までのステップガイド

エクセルでのレンタカー予約管理は初期コストが低いものの、長期的には入力ミスやデータの更新遅延によるオーバーブッキングなど、多くの課題があります。

この章では、OTAから入った予約をエクセル管理からシステム管理への移行を円滑に進め、効率的な予約管理体制を構築するためのステップガイドを紹介します。

ステップ1: エクセル管理の現状把握と課題整理

まずはエクセル管理における現状と問題点を整理します。
OTAから入った予約をエクセルで管理する場合、記載する情報の自由度が高いといったメリットがあります。しかし、手入力となるエクセル管理の場合だと、デメリットも多いのではないでしょうか？
そういったデメリットを把握しておくことで、自社に適したシステムを選択する際の判断材料にもなります。

例えば、エクセル管理だと以下のようなデメリットが生じてしまうかもしれません。

ステップ2: 要件定義と予算設定

次に、システムに求める要件を定義し、必要な機能やスペックを明確にします。
OTAとの連携機能やリアルタイムでのデータ更新、オーバーブッキング防止機能などが必須要件となるでしょう。それに基づき、予算を設定します。

ステップ3: システム選定

市場のシステムを比較検討し、自社に最も適したシステムをピックアップします。
導入実績やレビュー、サポート体制なども確認し、信頼性の高いサービスを選びます。特に、自社の事業規模や運用形態に合ったシステムを選択することが重要です。

例えばOTAの予約管理と在庫調整にお悩みの場合は、以下のような項目に注意してシステムを選んでみるのがおすすめです。

ステップ4: データ移行準備

システム選定後、エクセルの予約データを システムに移行する必要があります 。
ただ単にこれまで予約情報を管理していたエクセルをシステムをサービス提供してくれる依頼先に渡すだけではなく、レンタカー事業者側では下記のような作業が必要になります。

ステップ5:トレーニングとテスト

システム導入前に、従業員に対するトレーニングを実施します。
基本操作からOTAからの予約を取り込む機能やオーバーブッキング防止機能などを含めた操作方法をトレーニングし、全員がシステムを使いこなせるようにします。その後、テスト運用を行い、不具合や改善点を洗い出し、必要な修正を行います。

実際にOTAからの予約を取り込み、システムに反映して、レンタカー利用客が出発するまでの一連の流れを、スタッフ全員で確認します。

ステップ6: 本格稼働

全ての準備が整ったら、本格稼働を開始します。
システムが正常に稼働するかを確認しつつ、日常業務に組み込んでいきます。初期段階では綿密なモニタリングを行い、問題が発生した場合には迅速に対応します。また、従業員全員に新システムの利用を徹底させ、エクセルでの管理を完全に停止します。

ステップ7: 定期的な見直しと改善

システム導入後も、運用状況を定期的に見直し、必要に応じて機能追加や設定変更すべき点がないかを確認します。システム側の最新情報もチェックし続けます。従業員からの意見やレンタカー利用客からの評価を基に、必要に応じて機能追加や設定変更の希望の旨、システムを提供している会社へ依頼を共有します。

まとめ

レンタカー業界では、未だに手作業での在庫管理が多く、管理ミスやオーバーブッキングのリスクが存在します。これを改善するためには、OTAからの予約データを自動で取り込むことができるレンタカー業向け予約管理システムの導入が不可欠です。

KAFLIX CLOUDが提供するレンタカー予約管理システム「REborn」は、予約管理や効率的な在庫調整を行い、業務効率の大幅アップと利益の向上にもつながります。

また、複数のOTAからの予約を一元管理することで、予約情報の集約や更新が効率的に行え、予約管理の手間を大幅に削減します。業務効率の向上と競争力強化を目指すレンタカー事業者にとって、KAFLIX CLOUDのシステムは強力なサポートとなります。