レンタカー予約チャートの管理をもっと楽に！「アナログ管理」と「システム管理」の違いをご紹介

レンタカーの利用は、旅行やビジネスの移動において便利であり、その需要はますます高まっています。

年々増加するレンタカー利用者に対応するため、レンタカー事業者様にとって、予約管理は毎日の欠かせない作業の一つです。

しかし、レンタカー需要が増すにつれ、レンタカー業務の負担も増えてしまったというレンタカー事業者様も多いのではないでしょうか？

特に車両の予約管理は、「予約チャート」の管理編集時におけるミスに気をつけながらの手作業が多く、負担を感じている…といった声もお聞きします。

その大きな原因の一つとして挙げられるのが、手作業による「アナログ管理」。

そんな「アナログ管理」によるレンタカー業務の負担を大幅に減らしてくれる施策の一つに、「DXの技術を取り入れたシステム管理への切り替え」があります。

しかし、システムを導入することで便利になることは知っていても
「具体的に何がどう便利になるのかわからない…」
「結局、スプレッドシートが便利なんじゃないの？」
といったレンタカー事業者様も多いかもしれません。

最後の章では、おすすめのレンタカー予約管理システムも紹介しているので、システムの導入を検討しているレンタカー事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。

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アナログ管理の現状

予約チャートの管理には、レンタカーの予約が入った際に車両の在庫管理をしながらチャートを編集していくといった手作業が発生します。

また、複数のOTAサイト（レンタカー予約サイト）から入った予約に人間が対応し、人の手で予約チャートの調整を行う必要があります。

最近ではエクセルやスプレッドシートを使用したパソコン上・オンライン上での管理を行っているレンタカー事業者様も多く見受けられますが、こちらもあくまで「手作業」で行う「アナログ管理」といっても良いでしょう。

「現状、アナログ管理でも予約チャートの調整ができているから大丈夫！」
というレンタカー事業者様もいらっしゃるかもしれません。

確かにアナログ管理は、自由にメモが書き込めるなど、手書きならではのメリットもあります。
しかし、アナログ管理を続けることで発生してしまう「デメリット」を感じたことはありませんか？

この章では、レンタカー予約チャートの管理を「アナログ管理」で続けることのメリット・デメリットを紹介しています。

※「DX」を導入してシステムで管理した場合のメリット・デメリットを先に確認したい方はこちらの章をご確認ください。

【アナログ管理】予約チャートが紙やホワイトボードの場合

ここでは、ノートといった紙やホワイトボードなどの「手書き」による管理のことを指します。
現在でも「手書き」での管理を行っている事業所も多いのではないでしょうか？

〇 メリット

1.予約内容やメモを自由に書き込める

手書きのため、予約の詳細や顧客情報に関するメモを枠外などに追記することが可能です。
また、パソコンの操作が苦手な人でも簡単に書き込みがしやすいことも大きなメリットです。

2.導入・管理コストがかからない

予約チャートを書き込む媒体は、ノートやホワイトボードになります。
どちらも、オフィスでは大体見かけるものなので、新しく購入する必要がなかったり、新しく購入したとしてもシステムの導入コストに比べると安価です。

× デメリット

1.記入ミスが発生する

人間の手で書き込んでいくため、書き間違えや確認漏れなど、人的ミスが発生する可能性があります。
予約日時や車両番号の記入ミスが発生した場合、その修正や正しい情報の確認等に手間がかかってしまいます。

2.予約チャートの修正・整理が難しい

記入ミスが発生した場合はもちろんのこと、予約時間に変更があった場合等は、文字を消す作業、新しい情報を追加する作業に手間がかかります。
また、大幅な変更があった場合は、再度手書きでの編集に時間を要する場合も。

3.紛失や破損のリスクがある

ノートといった紙で管理している場合は、誰かが外へ持ち出し紛失してしまうと、予約に関する情報も紛失してしまううえ、セキュリティの面でも心配があります。
ホワイトボードの場合は、文字を簡単に消すことができるため、「必要な情報を誤って消してしまった」というミスが発生する可能性があります。

4.他のスタッフへの情報の共有が難しい

紙とホワイトボードで管理している場合は、「予約チャートがある部屋へ移動する」必要があり、離れた場所にいるとすぐに確認することができません。
ノートといった紙で管理している場合は、部屋から持ち出し、他のスタッフに情報を共有することもできますが、その場合、先述したように「紛失」の危険性が発生します。

5.予約のオーバーブッキングが起きやすい

レンタカー事業所への直接予約に加え、複数のOTAサイトから予約があった場合は、「どの車両が」「どの時間帯に」使用されるか、という調整を人の手で予約チャート上に追記していく必要があります。
しかし、記入漏れがあった際などに、所有する在庫よりも予約数が上回ってしまうという「オーバーブッキング」が発生してしまうケースがあるようです。
また、同じ1台の車両が別々のサイトで予約されてしまうといった「ダブルブッキング」の発生も深刻なトラブルにつながります。

【アナログ管理】予約チャートがエクセルやスプレッドシートの場合

ほとんどの事務作業がIT化された現在では、エクセルやスプレッドシートを使用するレンタカー事業者様も多くお見受けします。
しかし、エクセルやスプレッドシートを使用したとしても、予約チャートを管理する際は、人による「手作業」であるため、「アナログ管理」ということには違いありません。

〇 メリット

1.予約内容やメモを自由に書き込める

こちらも手書きでの管理同様、予約の詳細や顧客情報に関するちょっとしたメモをコメント等で追記することが可能です。
また、手書き管理の場合より、文字数も多く書き込むことができ、チャートの編集も簡単にできることから、こちらの方法を取り入れるレンタカー事業者様も多いようです。

2.導入・管理コストがかからない

エクセルは、ビジネスでは多く使用されているツールであることから、あらかじめエクセルがインストールされているパソコンを使用する人がほとんどでしょう。そのため、「予約チャートの編集のためにエクセルを新しく購入」ということはほとんどないはずです。

エクセルと同様の処理が可能なスプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で使用することができるため導入コストを抑えることができます。

3.ネット環境があれば他のスタッフへ情報共有しやすい

予約チャートを社外のスタッフへ共有する機会は無いようですが、必要があればメールやチャットでファイルを添付し、複数のスタッフへ共有することが可能です。

スプレッドシートの場合は、Googleアカウントがあれば複数人数で同じファイルを同時に編集・閲覧することができるため、エクセルよりもリアルタイムでの予約確認を行いやすいようです。

× デメリット

1.入力ミスが発生する

こちらも「手書き」での作業同様、人間の手で編集していくため、人的ミスが発生する可能性があります。
また、予約時間や車両番号の記入ミスが発生した場合、その修正や正しい情報の確認のための手間が発生します。

2.予約チャート整理時の手作業で時間がかかる

入力ミスが発生した場合はもちろんのこと、予約の時間に変更があった場合等は、予約情報を編集する作業に手間が発生してしまいます。
また、大幅な変更があった場合は、他のチャートを誤って削除してしまわないように注意しながらの作業となります。

3.予約のオーバーブッキングが起きやすい

こちらも「手書き」での作業同様、「どの車両が」「どの時間帯に」使用されるか、という調整を人間の手で行う必要があります。
また人間の手で予約チャートを整理していることから、オーバーブッキングが発生してしまう可能性があることも「手書き」管理と変わりません。
また、ダブルブッキングも同様に発生してしまう可能性もあります。

【DX導入】レンタカー予約管理システムを導入した場合

レンタカー予約を「アナログ管理」から「DX」を導入してシステムで管理した場合、どのような変化が起きるでしょうか？

この章では、実際にレンタカー予約管理システムを導入した場合のメリット・デメリットを紹介します。

〇 メリット

1.作業工数を短縮できる

レンタカー予約管理システムを導入することで、予約チャートの編集にかかる工数を削減することができます。
予約チャートの編集が自動で行われるため、スタッフは接客サービスといった他の業務に集中することができるようになります。

2.予約の取りこぼしを防げる

レンタカー予約サイトから入力された利用日時が、そのままシステム上の予約チャートにも反映されることから、予約の追加漏れや入力ミスを防ぐことができます。
顧客からの予約をダイレクトに予約チャートへ反映し、効率的に管理することができるようになります。

（※複数のOTAサイトの予約を直接予約チャートに反映できないサービスもあります）

3.複数のOTAサイトからの予約を一元管理・反映できる

複数のOTAサイトから入った予約と、車両の在庫情報を自動で確認・反映することができるため、ダブルブッキングやオーバーブッキングといった重大なミスを防ぐことができます。

（※サービスによっては出来ない場合もあります）

4.ネット環境があれば複数人で閲覧・編集ができる

こちらは、エクセルとスプレッドシートと同じメリットとなりますが、大きく違う点があります。
それは予約チャートに付随する顧客情報やレンタカー料金など、細かい情報まで複数人で閲覧と編集がしやすくなる点です。
アナログ管理では枠外に掲載していたメモなども、データとして保存し、顧客情報としても蓄積・活用することができるようになります。

× デメリット

1.予約内容などの入力項目がある程度決まっている

手書きと大きく違うことは、自分の好きな場所に自由に書き込むことができない点があげられます。
このデメリットは、レンタカーの予約システム導入後に感じる不便さの一つとしても多く見受けられます。
「メモとして他のスタッフにも共有したいことが任意の場所に残せない」という点は、現場で働くスタッフにとっては、不便さを感じる大きな理由の一つとなります。

2.導入時に工数がかかる

レンタカーのシステムを導入する際、以下のような作業工数が発生します。
・システム会社の技術者とのやり取り
・システムを使用するためのデバイス（PCやタブレット等）の準備
・システムを利用するための研修

特に、システムを利用するための研修に関しては、システムの利用に慣れるまでに時間がかかるうえ、新しくスタッフが入社する度に研修を行う必要があります。

また、上記以外にも、システムの構築から利用開始までに数週間以上かかることがあり、「システムが使えるようになるまでには時間がかかる」という点も注意する必要があります。

3.導入・管理コストがかかる

「アナログ管理」の場合、もともとオフィスにあるホワイトボードや、誰でも無料で利用できるスプレッドシートなどを利用していました。
しかし、システムを導入する場合、専門技術を持った技術者によるシステム構築や、導入後のアフターフォローも必要となるため、初期費用だけではなく、管理運用にかかる月額費用が発生します。

「予算的に何十万、何百万もするシステムを導入することは難しい…」
そんなレンタカー事業者の皆様に向けて、次の章で「中小企業も安心の価格帯」のサービスを紹介しています。
興味がある方は、このまま読み進めてください。

レンタカー予約管理システム・REbornの場合

KAFLIX CLOUD（カフリックスクラウド）で取り扱うレンタカー予約管理システム「REborn」なら、予約状況に応じた予約チャートの反映が自動化される他、機能面・価格面でも安心してご利用いただける内容になっています。

予約状況と配車を一瞬でチャート上に反映してくれる

REbornを導入することで、複数のOTAサイトから入った予約を、自動的に予約チャートへ反映することが可能になります。
弊社では国内OTAとの連携強化を図っており、REbornにおいてはすでに連携済みのOTAからの予約に関しては、一元管理が可能となっています。
また、AI機能搭載で、予約状況に合わせた配車処理も自動で行うため、手作業による予約チャートの編集時間を大幅に削減することが可能です。

かゆいところに手が届く！便利な機能が充実している

すでにレンタカー予約システムを導入しているけれど、使い勝手が悪く、予約チャートの管理はスプレッドシートでの作業に戻ってしまった…というお声をよく耳にします。

「システムだと自由にメモ書きができない」
「予約チャートが見づらい」

など、予約チャート編集時における「不便」に耳を傾け、レンタカー業務の負担を減らすための機能を数多く搭載した予約管理システムになっています。

例えば、別のスタッフへの共有事項を記載する「メモ機能」や顧客に関する注意点等を残しておくための項目など、今までは予約チャートの枠外に残していたちょっとしたメモも「データとして保存」し、蓄積しておくことができます。

予約チャートは車種別の予約チャート、クラス別の予約チャートで表示を変えることができます。
「見やすさ」にも配慮することで、レンタカー業務の負担を少しでも減らす機能を搭載しました。

中小企業様も安心の価格設定

先述したように、レンタカー予約管理システムを導入する際は、初期費用と月額の管理運用コストが大きな負担となります。

例えば・・・
【初期コスト】
・A社の場合：約60万円～
・B社の場合：約150万円〜

【導入後の管理運用コスト】
・A社の場合：約55,000円〜 ／月
・B社の場合：約10,000円〜／月

上記のように「 導入・管理コストがかかる」というデメリットは、レンタカー予約管理システムの導入を妨げる大きな障壁になるかもしれません。

しかし、株式会社KAFLIXCLOUDのREbornなら、中小企業も導入しやすい価格帯にてサービスを提供しています。

レンタカー業務の負担を減らし、サービス向上を促す

今回の記事では、「予約チャートの編集管理」を例に、「DX」を導入してシステムで管理することで、どのようにレンタカー業務の負担軽減になるのかについて紹介しました。

もちろん、レンタカー予約管理システムを導入した場合でもデメリットは生じますが、それに勝るメリットも数多くあります。

日々のレンタカー業務に「DX」を取り入れることで、これまでの「アナログ管理の文化」に大きな変革をもたらすことができます。このことは、顧客満足度の向上や利益の最大化にもつながることが期待できます。

レンタカー予約管理システムをご検討中のレンタカー事業者様は、ぜひお気軽にお問合せください。